Verwaltung und Veranstaltung: Passen die zwei zusammen? Wie unterscheiden sich Wirtschaftsunternehmen und Städte als Veranstalter? Wo gibt es Parallelen? Eine professionelle und in der Region vernetzte Agentur geht auf die jeweiligen Anforderungen differenziert ein … und achtet dabei auch aufs Finanzielle. 

Inhalt

  • Leverkusen im Wandel: Eine Stadt und viele Möglichkeiten.
  • Professionelle Standards machen individuelle Events erst möglich.
  • Jeder ist Spezialist auf seinem Gebiet: Im Interview wird deutlich wie eine Verwaltung vom Know-how der Eventagentur profitiert.

Darum ist Leverkusen im Jahr 2019 so spannend

Leverkusen ist eine junge Stadt. Erst 1930 bildete sie sich aus dem Zusammenschluss der Stadt Wiesdorf mit den Gemeinden Schlebusch, Steinbüchel und Rheindorf. Den Impuls gab die Wirtschaft: Die IG Farben, später Bayer AG, hatte sich hier angesiedelt.  

Der Weltkonzern wandelt sich seit vielen Jahren und dieser Strukturprozess wirkt sich auf den Standort aus. Leverkusen verändert sich. Eine Eventagentur wie artimage fühlt sich in diesem dynamischen Umfeld wohl. „Den Prozess der Veränderung begleiten wir als Eventagentur in Leverkusen schon lange“, gibt Ulrich Kämmerling zu Protokoll .

Die Konzeption des „Brückenfestes“ ist dafür exemplarisch. Für Auswärtige: Im Norden von Leverkusen gab es eines der größten bundesdeutschen Ausbesserungswerke der Deutschen Bahn. Dieses Gelände wandelt sich seit 2008 in ein neues Quartier für Wohnen, Wissen und Wohlbefinden. Zur Anbindung an die übrige städtische Infrastruktur wurden mehrere Brücken errichtet. Sie sind Sinnbild für ein Bürgerfest, das im Turnus von zwei Jahren die Fortschritte des Projektes verdeutlicht.

Mit diesen Leistungen realisiert die EVENTAGENTUR artimage das Brückenfest für die Stadt Leverkusen:

 Wie unterstützt eine professionelle Eventagentur die Stadt?

An erster Stelle steht da die glasklare Kommunikation. Sie ist, wie bei allen Events, der Schlüssel zum Erfolg. Neben dem persönlichen Austausch hilft Digitalisierung.

Die EVENTAGENTUR artimage nutzt unter anderem diese Tools zur Kollaboration:

Mindmeister / Trello / SLACK / Evernote / owncloud

Professionelle Eventagenturen mit Anspruch an hohe Qualität kreieren und planen Veranstaltungen immer individuell. Der Kunde – egal ob Unternehmen oder Stadt – erhält ein zielgruppenorientiertes Marketinginstrument. Dafür sollten standardisierte Abläufe etabliert sein, die Fehlerquellen vermeiden und sich für Events flexibel arrangiert lassen. Würde eine Agentur das immer-gleiche-Modell-Sommerfest verkaufen, wären Fehler in Kommunikation und Abstimmung vorprogrammiert.

Fazit: Individuell geplante Events für Kommunen kosten etwas mehr als „Ware von der Stange“, aber sie zahlen sich aus durch:ab

  • flexibles Projektmanagement, das auch kurzfristig auf aktuelle Änderungen reagieren kann
  • gut vernetzte Akteure, die auf direktem Weg miteinander kommunizieren
  • auf die fest vorgegebenen Rahmenbedingungen zugeschnittene Lösungen

Schließlich steht fest: Kreativität ist nicht alles. Die wahre Kunst liegt darin, eine Idee praktikabel, sicher und im vorgegebenen Kostenrahmen umzusetzen. Die Planung wird darum exakt mit Technikern und Sicherheitskräften vor Ort besprochen und durchgeführt.

Best Practice: Deutsch-Finnischer Festabend – die Stadt Leverkusen feiert 50 Jahre Städtepartnerschaft mit dem finnischen Oulu

1968 war ein turbulentes Jahr: Während die Jugend der Welt ihre Freiheit auslebte, gingen die Städte Leverkusen und Oulu den Bund fürs Leben ein – vermittelt vom Deutschen Städtetag. Es war eher eine Zweckehe von Standorten chemischer Industrie, bei der die damalige DDR-Stadt Halle/Saale „finnisch-diplomatisch“ die zweite deutsche Partnerstadt sein sollte.

Hintergründe und Wissenswertes zum Deutsch-Finnischen Festabend am 6. Dezember 2018 präsentiert die folgende Unterhaltung.

Am Ort der Veranstaltung, dem Forum in Leverkusen, trafen sich dafür Ulrich Kämmerling, Inhaber der EVENTAGENTUR artimage, und Bernhard Marewski für einen Rückblick. Der Erste Bürgermeister und Ratsherr ist auch Vorsitzender der Deutsch-Finnischen Gesellschaft, Bezirksgruppe Leverkusen. Seit über 40 Jahren  engagiert er sich für die Städtepartnerschaft. Das Gelingen der Veranstaltung im Jubiläumsjahr lag ihm besonders am Herzen.

Bernhard Marewski: Als engagierter Bürger und aktiver Kommunalpolitiker war und bin ich in verschiedenen Gremien tätig. Im Zuge dessen sammelte ich auch Erfahrungen in Sachen Organisation. Mit Blick auf das Jubiläum waren mir zwei Punkte klar: erstens müssen wir mindestens ein Jahr zuvor mit den Planungen beginnen, wenn Leverkusen 2018 das Partnerschafts-Jubiläum feiern will, und zweitens brauchen wir jemanden, der veranstaltungsmäßig sein Handwerk versteht. Es braucht einen Profi für die Durchführung.

Ulrich Kämmerling: Mit der Haltung könntest du bei uns Anfang … Scherz beiseite: Was Bernhard da sagt, ist für das Gelingen einer Veranstaltung zentral – ob sie nun für eine Stadt oder ein Unternehmen realisiert wird. Man plant rückwärts und beginnt beim Tag der Veranstaltung selbst. Was ich da brauche, organisiere ich ins Jetzt hinein.

Und da es sich um ein städtisches Jubiläum handelte, war natürlich die unmittelbare und komplette Abstimmung aller Vorhaben mit der Stadtverwaltung selbstverständlich. Mit Uwe Bräutigam, Referent für Partnerstädte beim Oberbürgermeister, hatte ich da einen unmittelbaren und ausgezeichneten Partner. Das war echte Teamarbeit. Im Laufe des Jahres 2018 konnten so gemeinsam rund 30 verschiedene Themenveranstaltungen durchgeführt werden. Den Abschluss sollte am 6. Dezember 2018 ein Deutsch-Finnischer Festabend bilden. Ein besonderes Vorhaben zum Jubiläumsjahr war die erstmalige Durchführung einer gemeinsamen wissenschaftlichen Konferenz der TH Köln mit dem Campus Leverkusen und der Universität Oulu. Schon in 2017 hatten die Vorbereitungen zu „STEPsCON 2018“ begonnen, einer Konferenz zur Nachhaltigkeit und zu Innovationen in den Bereichen Medizin, Pharma, Biotechnologie und Ressourcen.Terminlich sollte diese internationale Konferenz an den Festabend angebunden werden.

Hier kommen wir an einen Punkt, der für Kommunen typisch ist: Wir wurden recht spät eingebunden. Das lag nicht an Dir, lieber Bernhard, sondern liegt einfach an der Struktur einer Verwaltung. Das eben beschriebene prospektive Vorgehen wird nicht gelebt. Man führt aus. Grundsätzlich ist es für uns als Agentur egal, wann wir in ein Projekt einsteigen. Wir können ganz am Anfang mit dem weißen Blatt Papier starten. Hier war ja schon viel entschieden. Bernhard hatte das Programm bereits entwickelt und die Akteure angesprochen.

Schon früh stand der Veranstaltungsort für die Konferenz und den Festabend fest: das Forum Leverkusen. Es ist für Theateraufführungen, Festveranstaltungen und Tagungen grundsätzlich geeignet. Die Frage war allerdings, ob die Ausstattung für das geplante, anspruchsvolle Programm ausreicht. Es sollte Reden, Musik- und Tanzbeiträge, die Verleihung eines Ehrenpreises und einen Eintrag in das Goldene Buch der Stadt Leverkusen geben. Einzelne Künstler sollten auftreten, aber auch ein Chor und ein Sinfonisches Blasorchester mit über 60 Musikern. Und dann gab es da auch noch das 1. „Polar Bear Pitching“ in Deutschland, ein „Import“ aus Oulu. Dafür braucht man die technische Ausrüstung …

Und man braucht Ablaufregie sowie Stagemanagement, um nur zwei Punkte zu nennen. Das Forum ist ein multifunktionaler Ort hier im Zentrum von Leverkusen. Es gibt einen großen Konzertsaal, daneben kleine Vortragräume, den weitläufigen Terrassensaal, das Foyer. Also ein Ort mit vielen Möglichkeiten. Die muss man aber auch erkennen, um sie nutzen zu können. Ich will nicht sagen, dass das Forum unser zweites Zuhause ist. Aber seit der Gründung von artimage im Jahr 1990 sind wir hier regelmäßig tätig.

(In dem Moment kommt ein technischer Mitarbeiter vorbei, der Ulrich Kämmerling herzlich mit Handschlag grüßt.)  

Hausherr ist nicht der freundliche Kollege, den wir hier gerade gesehen haben, sondern die Kulturstadt Lev. Dieser Ableger der Stadt zeigt sich immer flexibel und kooperativ. Wir können unsere Leistungen hier im Forum also komplett ausspielen … wenn wir zeitig eingebunden werden. Für die Gala hat es dann ja noch gepasst. Die Aufgabe: Was findet wo statt und wie ist der Ablauf? Da ging es um die Abendregie und zuvor die Abstimmung mit den Künstlern. Was ist mit Garderoben und Catering? Und am Abend selbst muss alles auf den Punkt passieren.

Ihr habt das ja auch separat angeboten. Und das war gut so. Und unsere Entscheidung, Euer Angebot so anzunehmen, war absolut richtig. Bei allem guten Willen: Aber bei so einer Veranstaltung, die nachhaltig in positiver Erinnerung bleiben soll, darf man sich keine Experimente leisten. Da muss alles passen.

Ja, das schafft Transparenz und macht dem Kunden klar, wo die Verantwortungen liegen. Bekommen wir den Zuschlag, kann sich der Kunde vollkommen der Veranstaltung widmen.

Es wird in Leverkusen durchaus diskutiert, die KulturStadtLev möge einen eigenen Eventmanager einstellen. Aber abgesehen von den Personalkosten: Wie vielfältig  spezialisiert sollte diese Person sein? Da halte ich es für richtiger, passend zum jeweiligen Event externe Profis hinzuzunehmen.  

Du sprichst da einen wichtigen Punkt an. Wir sind nicht in das städtische System „Verwaltung“ eingebunden. Mit dem Blick von außen, entwickelt man andere Möglichkeiten. Ja, man erkennt Potenziale. Sogar mit knappen Geldmitteln können wir ganz gut umgehen. Wir wissen, wo welches Budget wirklich Sinn macht und seine volle Wirkung entfalten kann.

Das könnte eine städtische Event-Abteilung vielleicht auch. Aber warum sollten wir eine verwaltungsmäßige Konkurrenz zu privaten Unternehmen etablieren, die ihren Job beherrschen? Im Gegenteil: Wir sollten lokale Angebote nutzen und so die heimischen Unternehmen stärken. Sie bieten dazu eigene Arbeitsplätze in unserer Stadt und zahlen hier ihre Steuern. Im konkreten Falle habe ich insgesamt eine gute Zusammenarbeit von artimage mit der Forum-Verwaltung erlebt. Das passte. Nichts geht gegeneinander, aber gut alles miteinander.

Ich möchte noch mal auf den Punkt Budget zurückkommen. Das Programm für den Abend war ja bereits gut geplant. Und es war klar: Die Stadt hat nur einen sehr begrenzten Betrag für dieses Fest. Du hast mich gefragt: Was bekomme ich dafür. Und ich habe zurückgefragt: Was willst du haben. Wir sind also andersrum rangegangen. Weil wir Bernhard aus unserer Erfahrung eine Summe nennen konnten, die realistisch war, konnte er wiederum planvoll an Spender herantreten. Durch unsere Einschätzung bekam der Inhalt eine belastbare Struktur.

Richtig. Die Kostenschätzung von artimage war realistisch. Da war viel Goodwill von Akteuren, Ehrenamtlern und schließlich der Agentur eingerechnet – aber Kosten entstehen nun mal eben. Und hier braucht es Planungssicherheit für die Verantwortlichen, das ist man allen Partnern und Mitwirkenden schuldig.

Klar, das war auch von unserer Seite ein Invest. Aber so eine Veranstaltung liegt uns sehr am Herzen. Da bringen wir uns selber ein.

Was mich dann doch einigermaßen überrascht hat, waren dann die Pläne für die Zeitabläufe und die einzusetzende Technik, die alle meine Ideen für den Festabend berücksichtigten. So ein deutsch-finnischer Abend ist ja zunächst nur als Vorstellung im Kopf, die man der Agentur dann vermitteln muss. Artimage und ALP-Media als Partner für die Technik haben die Intention aufgenommen und die Ideen perfekt umgesetzt. Genau so zufrieden waren auch die für den Abend engagierten Künstlerinnen und Künstler, die zum Teil auch internationale Erfahrung haben. Von ihnen kam das Feedback: Alles perfekt vorbereitet. Es war also die absolut richtige Entscheidung, Profis zu beauftragen. 

Also man kann davon ausgehen, dass wir alle Ideen erstmal gerne aufnehmen und auf Machbarkeit prüfen. Das wird sortiert und durch die gute Kommunikation finden wir im Zweifelsfall Alternativen. Oder wir können auch begründen, warum wir einen Punkt nicht ins Programm mit aufnehmen. Am Ende des Tages, oder besser gesagt des Abends, wird auch der Sinn einer Ablehnung klar.

Zu unserem Beispiel zurück. Die Inhalte standen fest. Natürlich habe ich Details mit der EVENTAGENTUR artimage auf das Machbare hin abgestimmt. Gut fand ich, dass da nicht an den Ideen rumgebastelt wurde, sondern man sich auf die Realisierung konzentrierte.  Und am Ende war alles ein Guss. Das merkten auch die Gäste positiv an.

Genau. Wir sind reingekommen mit der Organisation – da ging es um die Abendregie und vorab um Abstimmung mit den Künstlern. Wie möchten die sich für den Auftritt einstimmen? Welche Garderoben werden benötigt? Die Künstler sind vielleicht schon länger unterwegs: Was ist mit dem Catering? Das sind Punkte, die wir auf dem Schirm haben und dafür sorgen, dass die Akteure frisch und fit auftreten. Wir nehmen uns da inhaltlich raus und legen den Fokus auf die perfekte Umsetzung. Was will der Kunde mit seiner Veranstaltung vermitteln? Das setzen wir um. Darum meine Bitte an die Verwaltung: Einfach die Verantwortung abgeben an uns Profis. Nehmen wir den Eintrag ins Goldene Buch als Beispiel. Das wirkt ja relativ banal. Aber im gesamten Ablauf des Abend soll es passen: Da muss ein Tisch hin, Stühle, das Buch und natürlich die agierenden Menschen – alles so arrangiert, dass es gute Fotos für die Presse gibt. Wie gesagt: klingt banal, muss aber stolperfrei gelingen. Und diese Kleinigkeiten verleihen einer guten Idee den Glanz.

Das war ja in dieser Form tatsächlich eine Premiere – eine so enge Zusammenarbeit der Stadt Leverkusen mit der EVENTAGENTUR artimage. Wir von der Leverkusener Deutsch-Finnischen Gesellschaft als Partnerschaftsverein waren die Ideenstifter gewesen und wir haben selbst viel ehrenamtliche Arbeit eingebracht. Zum Erfolg bedarf es aber professioneller Unterstützung im Veranstaltungsmanagement. Das Ergebnis gibt uns Recht.

Dieses Jubiläumsfest von 50 Jahren Städtepartnerschaft zwischen Leverkusen und der nordfinnischen Oulu hat viel Anerkennung, hier in Leverkusen aber nicht weniger auch im finnischen Ouluerfahren. Man wird sich daran sicher gut erinnern.

3 Fragen zum kommunalen Event

Wann sollte die Eventagentur für eine kommunale Veranstaltung eingebunden werden?

Am besten schon während der Planung. Gute Ideen gibt es meist mehr als Geld. Die Profis können da eine kluge Balance schaffen aus der Erfahrung.

Können Kreative, die der Stadt verbunden sind wie Musikschule zum Beispiel, spontan und ohne Probe auftreten?

Nein, meist nicht. Bürgerinnen und Bürgern sowie Entscheider der Verwaltung erleben diese Kunst ja immer im organisierten Rahmen. Das ist kein Selbstläufer. Abstimmungen und Proben sind notwendig. Das muss mit eingerechnet werden ins Timing.

Welchen Nutzen hat die Stadt von einem professionellen Event?

Das kann man so pauschal nicht beantworten. Betrachten wir einen scheinbar entfernten Punkt: Fachkräftemangel. Solch gesuchte und umworbene Menschen wollen in einer Stadt leben, die ihr Lebensgefühl authentisch transportiert. Professionelle Veranstaltungen gehören dazu.

Ulrich Kämmerling, Inhaber der Leverkusener EVENTAGENTUR artimage e.K., freut sich: „2019 feiert das Forum in Leverkusen seinen 50. Geburtstag. Ein besonderer Ort in einer besonderen Stadt … und wir gestalten dafür eine besondere Feier. Das macht uns stolz!“