Gäste­m­an­age­ment

Gäste­m­an­age­ment umfasst alle Aspek­te der Pla­nung und Durch­führung von Ver­anstal­tun­gen, begin­nend mit der Ein­ladung und der Erfas­sung von Zu- oder Absagen über das Eincheck­en und die Betreu­ung vor Ort bis hin zur Nach­bere­itung des Events. Es gibt zahlre­iche Soft­ware-Anbi­eter für Gäste­m­an­age­ment-Lösun­gen. Diese Sys­teme sind unter­schiedlich kom­plex aufge­baut und kön­nen der Agen­tur bzw. den Ver­anstal­tenden viel Arbeit abnehmen.

Gäste­m­an­age­ment-Tools vere­in­fachen die Kom­mu­nika­tion vor, während und nach dem Event. Ein­ladun­gen, Tick­etver­sand und die Nachver­fol­gung von Zu- oder Absagen erfol­gen weit­ge­hend automa­tisiert. Das spart Zeit und ermöglicht eine gezielte Ansprache bes­timmter Gäste-Grup­pen. Sie erlauben eine ein­fache Anwe­sen­heit­ser­fas­sung durch Check-in per Tick­et oder QR-Code, die Erstel­lung per­son­al­isiert­er Agen­den für einzelne Teil­nehmer/-innen und vieles mehr.

Ein gut konzip­iertes Gäste­m­an­age­ment-Tool hat also großen Ein­fluss auf die effiziente Durch­führung von Ver­anstal­tun­gen und den daraus gezo­ge­nen Nutzen. Es opti­miert die Kom­mu­nika­tion mit den Gästen, spart Zeit und ermöglicht eine bessere Pla­nung, Durch­führung und Auswer­tung der Events.

Wir haben uns inten­siv mit ver­schiede­nen Soft­ware-Lösun­gen auseinan­derge­set­zt und uns aus mehreren Grün­den für die Event­plat­tform von Go.Control entsch­ieden. Der Hauptvorteil dieser Plat­tform liegt in der umfassenden Gästev­er­wal­tung, die viele Funk­tio­nen in einem einzi­gen Sys­tem vere­int.

Go.Control bietet auf sein­er Plat­tform ver­schiedene Mod­ule wie Teil­nehmenden-Man­age­ment, E‑Mail-Man­age­ment, Tick­et­shop, Track­ing und Sta­tis­tiken. Das Sys­tem unter­stützt virtuelle, Live- und Hybrid-Ver­anstal­tun­gen, erlaubt Lead-Man­age­ment für Messen aber eben­so die Ver­wal­tung von Hotelkontin­gen­ten. Sog­ar die Erstel­lung von Tis­chzuweisun­gen und Sitz­plä­nen sowie per­sön­liche Push-Nachricht­en für die Gäste sind möglich. Dabei weisen alle Prozesse ein hohes Maß an Automa­tisierung und Trans­parenz auf.

Gäs­teer­fas­sung: Die Erfas­sung der Gäste ist bei Go.Control äußerst unkom­pliziert. Ein­mal die E‑Mail-Adresse des Gastes eingeben und über alle Event-Phasen hin­weg nutzen. Alter­na­tiv beste­ht die Möglichkeit ein­er freien Anmel­dung über einen QR-Code.

Kom­mu­nika­tion­s­man­age­ment: Alle Kom­mu­nika­tion­ss­chritte – wie „save the date“, Ein­ladun­gen, Erin­nerun­gen, der Ver­sand ein­er Agen­da, „pack your bag“-Mails, Tick­etver­sand und Feed­back­abfra­gen – kön­nen im Vor­feld angelegt und nach ver­schiede­nen Kri­te­rien pro­gram­miert wer­den. So wird dann beispiel­sweise der Reminder nur an die Teil­nehmenden versendet, die noch nicht geant­wortet haben.

Tick­et­ing: Die Gäste brin­gen ihr Tick­et mit einem indi­vidu­ellen QR-Code zur Ver­anstal­tung mit – aus­ge­druckt oder auf dem Handy. So ist neben dem Check-in auch das Druck­en des Namenss­childes mit vorher fest­gelegten Angaben schnell und ohne zusät­zliche Geräte oder die Abgabe der Garder­obe unkom­pliziert möglich.

Was hebt euch von der Konkur­renz ab?

Es gibt viele Anbi­eter in diesem Seg­ment. Die meis­ten Tools sind aber nur auf Skalier­barkeit aus­gelegt. Die Event­plat­tform Go.Control ist aus dem Bedarf ein­er Agen­tur her­aus ent­standen und wird seit­dem stetig – basierend auf den aktuellen Mark­tbedürfnis­sen – weit­er­en­twick­elt. Wir ori­en­tieren uns also an den Ansprüchen unser­er Kun­den und bieten ein hohes Maß an Indi­vid­u­al­isierung. Außer­dem bekommt jed­er Kunde einen fes­ten Ansprech­part­ner, der das Pro­jekt über Jahre hin­weg von A bis Z begleit­et.

Go.Control punk­tet bei artim­age mit seinem umfan­gre­ichen, indi­vid­u­al­isier­baren Leis­tungsange­bot und hohen Maß an Flex­i­bil­ität. Das Team ist immer ver­füg­bar und reagiert sofort. Auch bei Son­der­fällen zeigen sie hohes Engage­ment und entwick­eln für uns indi­vidu­elle Lösun­gen.

Das Pro­dukt lohnt sich mit seinem bre­it­en Funk­tion­sum­fang ganz beson­ders für wiederkehrende Ver­anstal­tun­gen, bei denen Gäste indi­vidu­elle Inhalte wählen kön­nen – ide­al also für Kon­gresse und Messen, aber auch für Events mit umfan­gre­ich­er Kom­mu­nika­tion im Vor­feld, wenn es nicht mit ein­er einzel­nen Ein­ladung getan ist.

Ein großer Vorteil ist, dass wir nach der grundle­gen­den Ein­rich­tung alles selb­st­ständig und ohne zusät­zliche Kosten ver­wal­ten kön­nen. Es sind für den Check-in beispiel­sweise keine sep­a­rat­en – und dadurch mit Extrakosten ver­bun­de­nen – Hand­held-Geräte nötig, da das Sys­tem über jedes Handy genutzt wer­den kann.

Das Han­dling der Plat­tform von Go.Control ist nicht nur sehr intu­itiv und ein­fach, durch ihre Indi­vid­u­al­isierungstiefe bietet sie auch vielfältige Ein­satzmöglichkeit­en und eine bedeu­tende Zeit­erspar­nis. Nahezu alles ist anpass­bar: die Anmel­dungs­seite für die Gäste mit Logo und CI des Unternehmens, welchen Gästen welche Infor­ma­tio­nen aus­ge­spielt wer­den bis hin zu Push-Nachricht­en auf die Handys einzel­ner Teil­nehmenden während des Events. Go.Control hat unsere Arbeit als Agen­tur damit deut­lich vere­in­facht.

Set­zt sich euer Kun­den­stamm eher aus Agen­turen oder Unternehmen zusam­men?

Grund­sät­zlich ist es eine Mis­chung. Unter Coro­na waren es für gestreamte Ver­anstal­tun­gen eher Agen­turen. Jet­zt ver­schiebt es sich wieder ver­mehrt zu Unternehmen. Wir schätzen die gesunde Mis­chung. Und ganz gle­ich, ob Agen­tur oder Unternehmen: Für uns ist das per­sön­liche Miteinan­der wichtig. Wir sprechen mit allen unseren Kun­den offen und auf Augen­höhe. Wir nehmen jeden indi­vidu­ellen Wun­sch ernst und ver­suchen, die passende Lösung zu find­en.

Als Bah­n­di­en­stleis­ter bestand bei Nation­al Express die Her­aus­forderung, dass wegen des Schicht­be­triebs nie alle Mitar­beit­er für Events gle­ichzeit­ig zur Ver­fü­gung standen. Daher planten wir eine Großver­anstal­tung an einem Tag, an dem möglichst viele Lok­führer/-innen und Zug­be­gleit­er/-innen ver­füg­bar waren, und zusät­zlich mehrere kleinere Events an unter­schiedlichen Wochen­t­a­gen. So ent­stand die „Tapas Tour“, bei der wir an ver­schiede­nen Ter­mi­nen Events in Tapas-Bars ent­lang der Streck­en und Bahn­höfe durch­führten.

Bei diesem Event­for­mat kon­nten sich die Teil­nehmer/-innen also nicht nur für die Hauptver­anstal­tung anmelden, son­dern auch für eine weit­ere kleine Ver­anstal­tung. Eine beson­dere Her­aus­forderung für das Gäste­m­an­age­ment, denn neben der Zu- oder Absage zum Großevent in Wup­per­tal mussten auch Zu- bzw. Absagen für die ver­schiede­nen kleinen Ver­anstal­tung ermöglicht wer­den. Das Sys­tem von Go.Control war darauf nicht aus­gelegt. Daher fragten wir eine spezielle Pro­gram­mierung an, um ein effek­tives Gäste­m­an­age­ment für diese Even­trei­he zu gewährleis­ten.

Mith­il­fe von Go.Control kon­nten wir alle Para­me­ter indi­vidu­ell ein­richt­en. Am Ein­lass kon­nten wir über QR-Codes genau nachvol­lziehen, für welche/s Event/s sich der Gast angemeldet hat­te. Das Han­dling für unsere Agen­tur war abso­lut unkom­pliziert: Ein Mitar­beit­er reichte aus, um die Ver­anstal­tung zu betreuen, und ein klein­er Lap­top mit Druck­er für die Namenss­childer war alles, was wir an Equip­ment benötigten.

Wir kon­nten den Gast­ge­bern jed­erzeit Auskun­ft darüber geben, wie viele Gäste bere­its eingetrof­fen waren und wer noch fehlte. Beson­ders span­nend war, dass wir am näch­sten Mor­gen bere­its eine Liste der Gäste liefern kon­nten, die zuge­sagt hat­ten, aber nicht erschienen waren. Diese Infor­ma­tio­nen wur­den genutzt, um beim Gast nachz­u­fassen und die Abwe­sen­heit­en zu klären. Nicht zulet­zt dank dieser struk­turi­erten Kom­mu­nika­tion und Daten­ver­ar­beitung war die Even­trei­he ein voller Erfolg!

Wir waren beson­ders von eur­er Flex­i­bil­ität und Bere­itschaft zu indi­vidu­ellen Anpas­sun­gen begeis­tert. Macht ihr das für alle Kun­den?

Wir bieten unseren Kun­den bere­its stan­dard­mäßig viele Anpas­sungsmöglichkeit­en für die Plat­tform. Aber auch indi­vidu­elle Mod­i­fizierun­gen nehmen wir immer gerne vor. Etwa wenn ein Kunde ein spezielles Tool wün­scht oder eigene Fea­tures für die Inter­ak­tion. Bei eini­gen Kun­den ist auch die ganze Seite von Grund auf maßgeschnei­dert. Für wen welche Lösung am sin­nvoll­sten ist, klären wir im ersten Beratungs­ge­spräch und erstellen dann ein passendes Ange­bot.