Phase 2 Umsetzung
Vor dem Event
Veranstaltungsmanagement
Beim Veranstaltungsmanagement schlüpfen wir in die Rolle des Regisseurs und sorgen dafür, dass am Tag des Events alles wie geplant vorbereitet, aufgebaut und umgesetzt wird. Location ausräumen, neu möblieren und dekorieren, Energieversorgung, Technik und Bühne installieren, Künstler und Gäste betreuen, am Ende abbauen, saubermachen …
Von der ersten Ankunft vor Ort bis zum Wegräumen des letzten Besens: Mit der EVENTAGENTUR artimage läuft Ihre Veranstaltung „wie am Schnürchen“. Wichtige Aufgaben wie Eventausstattung, Veranstaltungsleitung, Eventmanagement, Ablaufregie und Künstlerbetreuung übernehmen wir mit der Erfahrung und Souveränität aus über 20 Jahren Erfahrung.
Zeltbau & temporäre Raumlösungen
Zelte sind die Tausendsassas des Events: modular, flexibel, schnell auf- und abzubauen. Allerdings gehört mehr zum Zeltbau als nur ein paar Stangen ineinanderzustecken. Bei Eventzelten handelt es sich um sog. „fliegende Bauten“. Und dafür gibt es Vorschriften.
Die kennen wir bei der EVENTAGENTUR artimage genauso gut wie die Bauanleitung. Wir beachten beim Aufbau Fluchtwege, bringen Feuerlöscher an und sorgen für Notbeleuchtung. Wir werden selbst zu „fliegenden Architekten“ und schaffen mit Zelten flexible Raumerweiterungen für Garderobe, Check-in, Lounge oder Buffet.
Verkehrslenkung & Geländeausschilderung
Die Ausschilderung auf dem Gelände hilft, den Besucherstrom zu leiten und zu regeln. Insbesondere die Verkehrslenkung ist besonders wichtig, denn eine Veranstaltung geht mit einem erhöhten Verkehrsaufkommen einher. Da sind die Zulieferer, Akteure und wir als Agentur, anschließend strömen die Gäste herbei.
Schon bei der Planung weisen wir deshalb Park- und Aktionsflächen zu. Diese müssen dann problemlos angefahren werden können. Wir organisieren Regelungen für temporäre Einbahnstraßen oder die Ausweisung von Parkflächen, Shuttle-Service für die Gäste oder der Wegeleitung. Auch die Beschilderung auf dem Eventgelände selbst sorgt für einen reibungslosen „Besucherfluss“ und weist den Gästen beispielsweise WCs, verschiedene Aktionsbereiche sowie Fluchtwege aus. Ob zu Fuß auf dem Gelände oder bei der An- und Abreise mit dem Pkw: Wir geben die Richtung vor, damit alle ihren Weg finden.
Strom, Wasser, Sanitär
Ohne Strom und Wasser läuft auf einer Veranstaltung nichts … Bei der Planung des Events prüfen wir daher bereits die Grundversorgung mit Wasser und Strom und sorgen ggf. für Alternativen. Selbst DIXI-Klos oder Toilettenwagen können elegant ins Konzept integriert werden.
Wir kümmern uns bei Bedarf um zusätzliche Stromquellen und stellen sicher, dass verlegte Stromkabel nicht zu Stolperfallen werden. Wir lassen das Wasser genau da sprudeln, wo es gebraucht wird, und leiten es da ab, wo es verschwinden soll. Kurz und gut: Wir halten alles rund um Ihr Event am Laufen …
Eventausstattung
Möbel, Blumen, Dekoration – die Ausstattung eines Events vermittelt den ersten Eindruck. Mit Liebe zum Detail und Sinn für Qualität wählen wir deshalb jedes noch so kleine Accessoire sorgfältig aus. Die Idee der Veranstaltung drückt sich in Form und Farbe aus.
Dabei passt nicht nur jedes Element in das Farb- und Designkonzept, es ist außerdem auf Sicherheit geprüft: Stoffe sind schwer entflammbar, Hocker bleiben stabil, Teppiche dünsten keine Schadstoffe aus. Falls auf dem Event auf Glas und Porzellan verzichtet werden soll, achten wir auf Nachhaltigkeit und greifen zu Geschirr, das zu 100 % recycelbar ist. Ob Ausstattung, Dekoration, Farbkonzepte, Qualität oder Sicherheit: Wir verbinden alles zu einer stimmigen Symphonie.
Geländedekoration
Umfang und Aufwand der Geländedekoration hängen nicht nur vom Designkonzept des Events ab, sondern auch von der Eigenausstrahlung der Location. Schlösser und Burgen sind von Natur aus charaktervoll und reich an Atmosphäre, doch selbst sie benötigen oft noch ein bisschen Feintuning, damit sie zum Design der Veranstaltung passen.
In den meisten Fällen, insbesondere bei Veranstaltungen auf dem eigenen Firmengelände, gilt es, der Halle oder der Außenfläche ein Facelift zu verpassen. Unansehnliche Stellen lassen sich geschickt kaschieren. Zuerst achten wir natürlich immer auf die ungehinderte Bewegungsfreiheit für Gäste, Service und Rettungskräfte. Sind die Wege klar, setzen wir die optische Beauty-Kur vom Inneren bis in die Umgebung um. Das Auge soll schließlich mitfeiern …
Dekoration & Floristik
Dekoration kann kaschieren oder vorhandene Schönheit noch hervorheben. Wir verstehen Dekoration als Kunsthandwerk. Deshalb messen wir dieser Arbeit besondere Bedeutung zu. Denn mit der Dekoration wird die Illusion komplett.
Licht kann wie kaum ein anderes Dekorationselement die gewünschte Stimmung schaffen. Blumendekorationen erzählen eine Geschichte, ziehen Auge sowie Nase in ihren Bann. Von Expertenhand arrangiert, verleiht die Dekoration dem Event eine natürliche Lebendigkeit und lässt die Stimmung aufblühen.
Von Eventausstattung & Dekoration
bis Veranstaltungsleitung & Ablaufregie
Veranstaltungsleitung
Ähnlich einem Schiff braucht jedes größere Event einen Captain. Jemanden, der die Verantwortung trägt, der stets den Überblick behält, der Abläufe regelt, der die Sicherheit im Blick hat. Kurz: einen Veranstaltungsleiter.
Die Veranstaltungsleitung weiß um Ziel, Spirit und Realisation des Events. Sie ist immer ansprechbar. Sie hat alles im Blick. Sie greift ein, wenn es zu Abweichungen kommt. Die Veranstaltungsleitung trägt die gesamte Verantwortung und sie hat das Recht, eine Veranstaltung im Bedarfsfall abzubrechen, wenn es der Sicherheit der Beteiligten dient. Es ist eine Rolle, die viel Erfahrung, schnelles Denken und Gelassenheit auch unter schwierigen Bedingungen erfordert. Und wir übernehmen sie mit all der Routine aus über 20 Jahren Eventerfahrung.
Eventmanagement, Ablaufregie & Veranstaltungsbetreuung
Bei Bedarf übernehmen wir vor Ort weitere wichtige Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Als Eventmanager sind wir Ansprechpartner für Künstler und Caterer, kümmern uns um reibungslose Abläufe ebenso wie um Sauberkeit.
Als Ablaufregie sorgen wir dafür, dass die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Platz ist. Mit Stoppuhr, wachem Geist und auf schnellen Sohlen antizipiert die Ablaufregie jedes Modul und hält viel Druck fern von Künstlern, Moderatoren, Servicekräften und vor allem: Ihnen als Gastgeber.
Die Veranstaltungsbetreuung untersteht der Veranstaltungsleitung. Doch während Letztere das Event als Ganzes im Blick behält und die Verantwortung für alles trägt, handelt die Veranstaltungsbetreuung im Detail, ist Ansprechpartner für Gäste sowie Mitwirkende und gibt Statusmeldungen an die Leitung weiter.
Stagemanagement
Das Bühnenprogramm planen wir wie das Event selbst: bis ins kleinste Detail. Wir überlassen nichts dem Zufall. Was am Tag der Veranstaltung locker und mühelos erscheint, haben wir von langer Hand geplant.
Damit der Gag im richtigen Moment zündet oder die Musik zur rechten Zeit einsetzt, muss alles auf den Punkt koordiniert werden. Dafür sorgt das Stagemanagement. Vom Glas Wasser für den Vortragenden bis zum reibungslosen Umbau der Bühnentechnik – wie ein Inspizient am Theater informiert das Stagemanagement die Beteiligten vor ihrem Einsatz und kann bei Unstimmigkeiten die Veranstaltungsleitung benachrichtigen.
Künstlerbetreuung
Diese weisen Worte von Friedrich Schiller hat sich die EVENTAGENTUR artimage zu Herzen genommen und betreut gebuchte Künstler deshalb so umfassend, dass sie die Freiheit haben, sich ganz und gar auf ihre Darbietung zu konzentrieren.
Wir sorgen dafür, dass sie sich vor, hinter und vor allem auf der Bühne wie Zuhause fühlen. Bei ihrer Ankunft wartet ein Parkplatz und, falls notwendig, ein ordentliches Hotelzimmer. Vom Handtuch bis zum Sound ist auf der Bühne alles nach Wunsch hergerichtet. Bezahlt wird pünktlich. Wir kümmern uns um jegliche Bedürfnisse der Künstler, damit sie sich ganz auf ihren Job konzentrieren können: nämlich Ihr Publikum bestens zu unterhalten.
Hospitality
Wie fühlt sich der Gast, wenn er den Mantel abgibt, den Saal betritt, das Buffet erblickt oder ins Hotel fahren möchte? Unaufdringlich, aber stets aufmerksam begleitet unser Servicepersonal die Besucher Ihres Events.
Hospitality beginnt mit der Planung und entfaltet ihre ganze Kraft während der Veranstaltung mit unserem exzellenten Service. Gute Hospitality sorgt für vollkommene körperliche Zufriedenheit, damit der Geist aufnahmefähig und offen ist.
Von Eventausstattung & Dekoration
bis Veranstaltungsleitung & Ablaufregie
EVENTAGENTUR
artimage
Die EVENTAGENTUR artimage ist ein Event-Allrounder für die Region NRW mit Sitz in Leverkusen. Unser familiengeführtes Unternehmen ist seit über 20 Jahren Spezialist für die Konzeption, Planung und Umsetzung unterschiedlichster Veranstaltungsformate.
Denkwürdige Events veranstalten kann zwar nicht jeder – aber doch einige. Wir von artimage gehen noch einen Schritt weiter: Wir treten dafür an, dass sich JEDER Gast auf JEDER Veranstaltung so richtig wohlfühlt.
Egal ob kleine Weihnachtsfeier oder rauschendes Sommerfest, Großveranstaltung, Jubiläum, Roadshow oder Messe: Wir denken das Event von Anfang bis Ende aus Sicht des Gastes und setzen uns seine Brille auf. Wir stellen uns die Frage, wo wir den Gast inhaltlich und thematisch abholen müssen, damit dieser am Ende von Ihrem Event ebenso begeistert ist wie Sie.