Gäs­te­ma­nage­ment

Gäs­te­ma­nage­ment umfasst alle Aspek­te der Pla­nung und Durch­füh­rung von Ver­an­stal­tun­gen, begin­nend mit der Ein­la­dung und der Erfas­sung von Zu- oder Absa­gen über das Ein­che­cken und die Betreu­ung vor Ort bis hin zur Nach­be­rei­tung des Events. Es gibt zahl­rei­che Soft­ware-Anbie­ter für Gäs­te­ma­nage­ment-Lösun­gen. Die­se Sys­te­me sind unter­schied­lich kom­plex auf­ge­baut und kön­nen der Agen­tur bzw. den Ver­an­stal­ten­den viel Arbeit abneh­men.

Gäs­te­ma­nage­ment-Tools ver­ein­fa­chen die Kom­mu­ni­ka­ti­on vor, wäh­rend und nach dem Event. Ein­la­dun­gen, Ticket­ver­sand und die Nach­ver­fol­gung von Zu- oder Absa­gen erfol­gen weit­ge­hend auto­ma­ti­siert. Das spart Zeit und ermög­licht eine geziel­te Anspra­che bestimm­ter Gäs­te-Grup­pen. Sie erlau­ben eine ein­fa­che Anwe­sen­heits­er­fas­sung durch Check-in per Ticket oder QR-Code, die Erstel­lung per­so­na­li­sier­ter Agen­den für ein­zel­ne Teil­neh­mer/-innen und vie­les mehr.

Ein gut kon­zi­pier­tes Gäs­te­ma­nage­ment-Tool hat also gro­ßen Ein­fluss auf die effi­zi­en­te Durch­füh­rung von Ver­an­stal­tun­gen und den dar­aus gezo­ge­nen Nut­zen. Es opti­miert die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Gäs­ten, spart Zeit und ermög­licht eine bes­se­re Pla­nung, Durch­füh­rung und Aus­wer­tung der Events.

Wir haben uns inten­siv mit ver­schie­de­nen Soft­ware-Lösun­gen aus­ein­an­der­ge­setzt und uns aus meh­re­ren Grün­den für die Event­platt­form von Go.Control ent­schie­den. Der Haupt­vor­teil die­ser Platt­form liegt in der umfas­sen­den Gäs­te­ver­wal­tung, die vie­le Funk­tio­nen in einem ein­zi­gen Sys­tem ver­eint.

Go.Control bie­tet auf sei­ner Platt­form ver­schie­de­ne Modu­le wie Teil­neh­men­den-Manage­ment, E‑Mail-Manage­ment, Ticket­shop, Track­ing und Sta­tis­ti­ken. Das Sys­tem unter­stützt vir­tu­el­le, Live- und Hybrid-Ver­an­stal­tun­gen, erlaubt Lead-Manage­ment für Mes­sen aber eben­so die Ver­wal­tung von Hotel­kon­tin­gen­ten. Sogar die Erstel­lung von Tisch­zu­wei­sun­gen und Sitz­plä­nen sowie per­sön­li­che Push-Nach­rich­ten für die Gäs­te sind mög­lich. Dabei wei­sen alle Pro­zes­se ein hohes Maß an Auto­ma­ti­sie­rung und Trans­pa­renz auf.

Gäs­te­er­fas­sung: Die Erfas­sung der Gäs­te ist bei Go.Control äußerst unkom­pli­ziert. Ein­mal die E‑Mail-Adres­se des Gas­tes ein­ge­ben und über alle Event-Pha­sen hin­weg nut­zen. Alter­na­tiv besteht die Mög­lich­keit einer frei­en Anmel­dung über einen QR-Code.

Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment: Alle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­schrit­te – wie „save the date“, Ein­la­dun­gen, Erin­ne­run­gen, der Ver­sand einer Agen­da, „pack your bag“-Mails, Ticket­ver­sand und Feed­back­ab­fra­gen – kön­nen im Vor­feld ange­legt und nach ver­schie­de­nen Kri­te­ri­en pro­gram­miert wer­den. So wird dann bei­spiels­wei­se der Remin­der nur an die Teil­neh­men­den ver­sen­det, die noch nicht geant­wor­tet haben.

Ticke­ting: Die Gäs­te brin­gen ihr Ticket mit einem indi­vi­du­el­len QR-Code zur Ver­an­stal­tung mit – aus­ge­druckt oder auf dem Han­dy. So ist neben dem Check-in auch das Dru­cken des Namens­schil­des mit vor­her fest­ge­leg­ten Anga­ben schnell und ohne zusätz­li­che Gerä­te oder die Abga­be der Gar­de­ro­be unkom­pli­ziert mög­lich.

Was hebt euch von der Kon­kur­renz ab?

Es gibt vie­le Anbie­ter in die­sem Seg­ment. Die meis­ten Tools sind aber nur auf Ska­lier­bar­keit aus­ge­legt. Die Event­platt­form Go.Control ist aus dem Bedarf einer Agen­tur her­aus ent­stan­den und wird seit­dem ste­tig – basie­rend auf den aktu­el­len Markt­be­dürf­nis­sen – wei­ter­ent­wi­ckelt. Wir ori­en­tie­ren uns also an den Ansprü­chen unse­rer Kun­den und bie­ten ein hohes Maß an Indi­vi­dua­li­sie­rung. Außer­dem bekommt jeder Kun­de einen fes­ten Ansprech­part­ner, der das Pro­jekt über Jah­re hin­weg von A bis Z beglei­tet.

Go.Control punk­tet bei artimage mit sei­nem umfang­rei­chen, indi­vi­dua­li­sier­ba­ren Leis­tungs­an­ge­bot und hohen Maß an Fle­xi­bi­li­tät. Das Team ist immer ver­füg­bar und reagiert sofort. Auch bei Son­der­fäl­len zei­gen sie hohes Enga­ge­ment und ent­wi­ckeln für uns indi­vi­du­el­le Lösun­gen.

Das Pro­dukt lohnt sich mit sei­nem brei­ten Funk­ti­ons­um­fang ganz beson­ders für wie­der­keh­ren­de Ver­an­stal­tun­gen, bei denen Gäs­te indi­vi­du­el­le Inhal­te wäh­len kön­nen – ide­al also für Kon­gres­se und Mes­sen, aber auch für Events mit umfang­rei­cher Kom­mu­ni­ka­ti­on im Vor­feld, wenn es nicht mit einer ein­zel­nen Ein­la­dung getan ist.

Ein gro­ßer Vor­teil ist, dass wir nach der grund­le­gen­den Ein­rich­tung alles selbst­stän­dig und ohne zusätz­li­che Kos­ten ver­wal­ten kön­nen. Es sind für den Check-in bei­spiels­wei­se kei­ne sepa­ra­ten – und dadurch mit Extra­kos­ten ver­bun­de­nen – Hand­held-Gerä­te nötig, da das Sys­tem über jedes Han­dy genutzt wer­den kann.

Das Hand­ling der Platt­form von Go.Control ist nicht nur sehr intui­tiv und ein­fach, durch ihre Indi­vi­dua­li­sie­rungs­tie­fe bie­tet sie auch viel­fäl­ti­ge Ein­satz­mög­lich­kei­ten und eine bedeu­ten­de Zeit­er­spar­nis. Nahe­zu alles ist anpass­bar: die Anmel­dungs­sei­te für die Gäs­te mit Logo und CI des Unter­neh­mens, wel­chen Gäs­ten wel­che Infor­ma­tio­nen aus­ge­spielt wer­den bis hin zu Push-Nach­rich­ten auf die Han­dys ein­zel­ner Teil­neh­men­den wäh­rend des Events. Go.Control hat unse­re Arbeit als Agen­tur damit deut­lich ver­ein­facht.

Setzt sich euer Kun­den­stamm eher aus Agen­tu­ren oder Unter­neh­men zusam­men?

Grund­sätz­lich ist es eine Mischung. Unter Coro­na waren es für gestream­te Ver­an­stal­tun­gen eher Agen­tu­ren. Jetzt ver­schiebt es sich wie­der ver­mehrt zu Unter­neh­men. Wir schät­zen die gesun­de Mischung. Und ganz gleich, ob Agen­tur oder Unter­neh­men: Für uns ist das per­sön­li­che Mit­ein­an­der wich­tig. Wir spre­chen mit allen unse­ren Kun­den offen und auf Augen­hö­he. Wir neh­men jeden indi­vi­du­el­len Wunsch ernst und ver­su­chen, die pas­sen­de Lösung zu fin­den.

Als Bahn­dienst­leis­ter bestand bei Natio­nal Express die Her­aus­for­de­rung, dass wegen des Schicht­be­triebs nie alle Mit­ar­bei­ter für Events gleich­zei­tig zur Ver­fü­gung stan­den. Daher plan­ten wir eine Groß­ver­an­stal­tung an einem Tag, an dem mög­lichst vie­le Lok­füh­rer/-innen und Zug­be­glei­ter/-innen ver­füg­bar waren, und zusätz­lich meh­re­re klei­ne­re Events an unter­schied­li­chen Wochen­ta­gen. So ent­stand die „Tapas Tour“, bei der wir an ver­schie­de­nen Ter­mi­nen Events in Tapas-Bars ent­lang der Stre­cken und Bahn­hö­fe durch­führ­ten.

Bei die­sem Event­for­mat konn­ten sich die Teil­neh­mer/-innen also nicht nur für die Haupt­ver­an­stal­tung anmel­den, son­dern auch für eine wei­te­re klei­ne Ver­an­stal­tung. Eine beson­de­re Her­aus­for­de­rung für das Gäs­te­ma­nage­ment, denn neben der Zu- oder Absa­ge zum Gro­ße­vent in Wup­per­tal muss­ten auch Zu- bzw. Absa­gen für die ver­schie­de­nen klei­nen Ver­an­stal­tung ermög­licht wer­den. Das Sys­tem von Go.Control war dar­auf nicht aus­ge­legt. Daher frag­ten wir eine spe­zi­el­le Pro­gram­mie­rung an, um ein effek­ti­ves Gäs­te­ma­nage­ment für die­se Event­rei­he zu gewähr­leis­ten.

Mit­hil­fe von Go.Control konn­ten wir alle Para­me­ter indi­vi­du­ell ein­rich­ten. Am Ein­lass konn­ten wir über QR-Codes genau nach­voll­zie­hen, für welche/s Event/s sich der Gast ange­mel­det hat­te. Das Hand­ling für unse­re Agen­tur war abso­lut unkom­pli­ziert: Ein Mit­ar­bei­ter reich­te aus, um die Ver­an­stal­tung zu betreu­en, und ein klei­ner Lap­top mit Dru­cker für die Namens­schil­der war alles, was wir an Equip­ment benö­tig­ten.

Wir konn­ten den Gast­ge­bern jeder­zeit Aus­kunft dar­über geben, wie vie­le Gäs­te bereits ein­ge­trof­fen waren und wer noch fehl­te. Beson­ders span­nend war, dass wir am nächs­ten Mor­gen bereits eine Lis­te der Gäs­te lie­fern konn­ten, die zuge­sagt hat­ten, aber nicht erschie­nen waren. Die­se Infor­ma­tio­nen wur­den genutzt, um beim Gast nach­zu­fas­sen und die Abwe­sen­hei­ten zu klä­ren. Nicht zuletzt dank die­ser struk­tu­rier­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on und Daten­ver­ar­bei­tung war die Event­rei­he ein vol­ler Erfolg!

Wir waren beson­ders von eurer Fle­xi­bi­li­tät und Bereit­schaft zu indi­vi­du­el­len Anpas­sun­gen begeis­tert. Macht ihr das für alle Kun­den?

Wir bie­ten unse­ren Kun­den bereits stan­dard­mä­ßig vie­le Anpas­sungs­mög­lich­kei­ten für die Platt­form. Aber auch indi­vi­du­el­le Modi­fi­zie­run­gen neh­men wir immer ger­ne vor. Etwa wenn ein Kun­de ein spe­zi­el­les Tool wünscht oder eige­ne Fea­tures für die Inter­ak­ti­on. Bei eini­gen Kun­den ist auch die gan­ze Sei­te von Grund auf maß­ge­schnei­dert. Für wen wel­che Lösung am sinn­volls­ten ist, klä­ren wir im ers­ten Bera­tungs­ge­spräch und erstel­len dann ein pas­sen­des Ange­bot.