Veranstaltungsplanung: Kreativität fällt nicht vom Himmel – sie wächst aus Erfahrung
Eventkonzepte: Die EVENTAGENTUR artimage geht vom Nutzen der Veranstaltung aus und gestaltet daraus kreative Umsetzungen
Wir starten mit dem Schluss – stellen uns vor, wie der letzte Vorhang fällt, der Applaus verebbt, die Gäste glücklich in ihre Welt zurückkehren. Dieser Moment ist der Beginn für unsere Veranstaltungsplanung – auch für sämtliche Kreativleistungen. Wer das Ziel einer Veranstaltung erfasst, kann schmucke Deko, fesselnde Programme sowie verlässliche Sicherheitskonzepte liefern. Richtig: Das Entfluchtungskonzept gehört bei uns in den Bereich Kreativität. Gute Ideen zünden nur, wenn das Konzept stimmt und jeder weiß, was zu tun ist.
Dekorationskonzept: Denn das Auge feiert mit
Der erste Eindruck ist entscheidend, auch beim Event. Wenn Ihr Gast die Location betritt, muss er spüren: Hier bin ich richtig. Farben spiegeln die schriftliche Einladung, Formen geben die Stilistik wieder, Beleuchtung unterstreicht die Atmosphäre. Eine Dekoration setzt gezielt Akzente. Sie konzentriert alle sinnlichen Eindrücke und schafft im Bewusstsein des Gastes einen bleibenden Eindruck – ähnlich einer kreativ komponierten Fotografie. An die erinnert man sich manchmal ein Leben lang.
Konferenz, Corporate Event, Firmenjubiläum oder Sommerfest: Achten Sie bei der nächsten Veranstaltung einmal bewusst auf das Dekorationskonzept, die Möblierung, die Lichtinszenierung. Kommt Ihnen alles bekannt vor? Warum ist das so? Weil oft vorhandenes Material von Hotel, Location oder Agentur eingesetzt wird. Das ist praktisch und spart Kosten, aber es erstickt die Stimmung – zumindest bei Veranstaltungen mit wiederkehrender Gästeliste. Unsere Dekorationskonzepte
- sind inspiriert von Trends in Floristik, Inneneinrichtung und Lifestyle,
- spiegeln den Geist der Veranstaltung,
- nehmen die Dynamik des Programms auf,
- binden das Corporate Design sinnvoll ein,
- bestehen aus Komponenten von exklusiven Servicepartnern.
Die EVENTAGENTUR artimage erfasst die Räumlichkeiten und gestaltet den individuellen Spirit Ihrer Veranstaltung.
Programmgestaltung: Bei der Spannung haben wir den Bogen raus
Veranstaltungen sind durch Rituale geprägt. Und das ist auch gut. Die Gäste entspannen sich. Sie gleiten vom Alltag in die besondere Stimmung des Events. Bekannte Programmpunkte wie Sektempfang, Begrüßung, Vortrag, Laudatio, Get-together oder Mitternachtssuppe geben Halt. Aber wir wissen auch, wann
Langeweile droht.
Als Eventagentur schaffen wir die richtige Balance zwischen Ritual und Rhythmus. Damit das gelingt, binden Sie uns möglichst früh in die Planung Ihrer Veranstaltung ein. Wir klären dann gemeinsam die Programmgestaltung:
- Wer moderiert das Event?
- Welches Hintergrundwissen ist notwendig?
- Wie werden Inhalte vermittelt?
- Gibt es eine Bühne oder hat die Location besondere räumliche Gegebenheiten?
- Welches Zeichen soll gesetzt werden?
Ablaufregie à la Flickflack: Die EVENTAGENTUR artimage plant Ihr Programm von hinten nach vorn und realisiert es zielgerichtet.
Veranstaltungskonzeption: Der berühmte „rote Faden“ ist bei uns unter Vertrag
Wenn die Idee der Veranstaltung von der Einladung über das Lächeln des Service bis zum Top-Act und schließlich dem Shuttle ins Hotel wirkt, dann haben wir ihn gefunden: den „roten Faden“. Wir kennen einfach keinen besseren Begriff für die konsequente Umsetzung einer Eventidee. Das Veranstaltungskonzept ist die Schwester der Programmgestaltung. Sie gehören zusammen und sind doch verschieden. Das Veranstaltungskonzept fragt: Was ist der Grund für die Veranstaltung? Aus den Antworten gestalten unsere Eventplaner dann das Programm. Wir fragen:
- Welche Idee wollen Sie vermitteln?
- Welche Form des Events ist sinnvoll?
- Corporate Event, Sommerfest, Road Show?
- Wie hoch ist das Budget und wie wird es verteilt auf Dekoration, Catering und Show?
- Welche Atmosphäre soll geschaffen werden – elegant, extrovertiert, bodenständig oder puristisch?
Für die EVENTAGENTUR artimage und den Kunden ist die Veranstaltungskonzeption die Basis für den Abgleich. Sie gibt Sicherheit bei Großprojekten und bietet Variablen.
Veranstaltungsberatung: Das heißt Begreifen
Welche Idee greifen wir auf? Und wovon lassen wir besser die Finger? Beratung durch die EVENTAGENTUR artimage gelingt durch Vertrauen in unsere Kompetenzen. Das sind
- Erfahrung,
- Sorgfalt,
- Zuverlässigkeit,
- Termin- und Budgettreue,
- Qualität,
- Teamfähigkeit,
- Führungsqualität,
- Managementqualität,
- Stilsicherheit.
Die Leistung der Veranstaltungsberatung gehört für uns als Eventprofis ohne Frage zur Kreativität. Wer die Komponenten einer Veranstaltung so gut kennt wie wir, ist sicher und kann ein Projekt absolut kreativ entwickeln. Darum bedeutet für uns „beraten“ auch immer wieder, von einer Idee oder einem Programmpunkt abzuraten. In enger Abstimmung mit Ihnen wägen wir ab, variieren oder sagen ganz klar: nein.
Mit der EVENTAGENTUR artimage haben Sie einen ehrlichen und verlässlichen Partner.
Sicherheitskonzept: Veranstaltung mit Sicherheit gut
Was Entfluchtung mit Kreativität zu tun hat? Mehr als Sie denken! Alle behördlichen Vorgaben zur Veranstaltungssicherheit bestimmen unsere Veranstaltungsplanungen. Und wenn eine Bühne, ein Lautsprecher, ein Display nicht so platziert werden können, wie wir uns das vielleicht wünschen, ist Kreativität gefragt. Wir finden neue Lösungen, die regelkonform sind und das gesamte Konzept bewahren. „Safety first“ heißt,
- die Sicherheit des Gastes sowie der Mitarbeiter gewährleisten,
- Entfluchtungspläne entwerfen, schriftlich und termingerecht bei der Behörde einreichen,
- Hinweise für die Feuerwehr sichtbar anbringen und gemäß des Eventverlaufs anpassen.
Wussten Sie, dass auch Veranstaltungen mit öffentlichem Charakter auf dem eigenen Firmengelände von den Behörden genehmigt werden müssen? Das betrifft zum Beispiel:
- Tag der offenen Tür
- Hausmesse
- Firmenfeier
- Sommerfest
Die Entwicklung, Planung und Realisation sämtlicher Maßnahmen rund um Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen und eines Entfluchtungskonzepts übernehmen wir für Sie.
Die EVENTAGENTUR artimage: mit Sicherheit ein guter Partner
Visualisierung: Durch virtuelle Raumplanung wird der Traum zum Raum
„Und wie sieht das dann aus?“ Diese Frage begleitet jede Eventplanung und sie ist berechtigt. Beleuchtung, Bestuhlung, Dekoration – jedes Detail definiert Ausdruck und Funktionalität einer Location. Mit virtueller Raumplanung gelingt vorab eine detailgetreue Gestaltung, die für unsere Kunden bereits digital ein Erlebnis ist. Während der Planung zeigt sich, ob der gewählte Ort auch hält, was er verspricht. In dieser Phase kann gegebenenfalls noch eine Alternative geprüft werden. Virtuelle Planungssysteme helfen uns seit Jahren, Anspruch und Wirklichkeit miteinander zu verbinden. Bei der EVENTAGENTUR artimage arbeiten wir mit easyRAUM – Spezialisten für Software im Event- und Veranstaltungsmarkt. Dabei überzeugen:
- realitätsnahe Visualisierung durch 3D-Event-Software
- maßstabsgetreue Vermessung und das Arrangement
- unkomplizierte Anwendung für unsere Kunden
- Präsentation als Film oder 360°-Panorama
- Schnittstelle zu Produkten unserer Systempartner wie beispielsweise Möbellieferanten
- direkte Einbindung in Genehmigungsverfahren für Sicherheit und Entfluchtung
Durch digitale Medien erhält Ihr Event die individuelle Note.
Cateringkonzepte: Man nehme Individualität
Nicht nur Liebe geht durch den Magen, auch der Erfolg. Eine kulinarische Begleitung verleiht Ihrem Event die passende Würze. Dabei kommt es nicht allein auf den guten Geschmack der Speisen an. Wir beachten beim Cateringkonzept diese Aspekte:
- Die Eventidee soll atmosphärisch rüberkommen – mediterrane Küche fürs Sommerfest, Retrobuffet fürs Firmenjubiläum, Molekularküche für den Innovationsworkshop …
- Mengen an Bedürfnisse der Gäste anpassen – ältere Menschen und Kinder essen einfach weniger und fühlen sich als Besucher geschätzt, wenn dies berücksichtigt wird.
- Vegetarische Küche sowie Zubereitungen, die auf spezielle Ernährung eingehen, sind selbstverständlich.
- „Lokal und saisonal“ – so nachhaltig versuchen wir alle Cateringkonzepte mit unseren Partnern zu gestalten.
- Zur Nachhaltigkeit gehört der sorgfältige Umgang mit Ressourcen – manchmal muss es Einweggeschirr sein. Dann verwenden wir beispielsweise Teller aus Palmblatt oder Strohhalme aus nachwachsendem Material.
- Das Budget gibt den Rahmen für die kulinarischen Ideen – weniger ist manchmal wirklich mehr. Es macht beispielsweise Sinn, auf edle Fleischstücke zu verzichten und das Geld in schöne Dekoration oder einen professionellen DJ zu investieren.
Zu unseren Partnern zählen professionelle Freelance-Köche, Catering-Anbieter, Getränke-Lieferanten sowie Top-Servicekräfte. Susanne Kämmerling bündelt und koordiniert die externen Leistungen zu individueller Event-Kulinarik. Dabei profitieren Sie von ihrer Erfahrung als Hotelfachfrau, die weltweit als Leiterin F&B tätig war.
technische Veranstaltungsplanung
„Technik darf uns in der Kreativität nicht begrenzen“, sagt Ulrich Kämmerling. Mit dem Team der EVENTAGENTUR artimage hat er gelernt, dass immer mehr möglich ist, als der erste Eindruck vermittelt:
- Räume neu denken: Konferenzräume in Hotels, Hallen in Messen, Lobbys in Unternehmen können geleert und neu eingerichtet werden – auch technisch.
- Lärmschutz und Sicherheitsvorschriften sind die wirklich relevanten Rahmenbedingungen – alles andere kann im Sinne der Atmosphäre gestaltet werden.
- Ansprechpartner vor Ort werden aktiv eingebunden – dabei setzt die Eventagentur artimage auf das Wissen der lokalen Mitarbeiter, erwartet aber auch Flexibilität.
Die technische Veranstaltungstechnik der EVENTAGENTUR artimage ist umsetzbar und bezahlbar. Das gelingt zum einen mit der Erfahrung von Ulrich Kämmerling in diesem Bereich und zum anderen mit einem professionellen Netzwerk.
Budgetverwaltung
Wie heißt es so schön: Der Euro kann nur einmal ausgegeben werden. Auf das „wie“ kommt es an. Bereits in der kreativen Planung machen wir uns ein genaues Bild über das Volumen des Budgets. Da es bei der EVENTAGENTUR artimage keine Standard-Veranstaltungen gibt, kann jeder Posten individuell in die Budgetplanung einfließen:
- Wir fragen: Wo liegt der inhaltliche Schwerpunkt der Veranstaltung? Wissenstransfer, Unterhaltung, Entspannung … Danach wird das Budget geplant. Eine hinreißende Sängerin braucht perfekte Akustik. Dann investieren wir in Technik und halten das Buffet etwas schlichter. Oder das Essen soll opulent sein? Dann darf das Bühnenprogramm etwas einfacher ausfallen und es gibt spannende Hintergrundmusik von der Playlist.
Das Prinzip der Gießkanne gibt es bei der EVENTAGENTUR artimage nicht. Wir konzentrieren uns mit dem Kunden auf die Kernaussage und planen das Budget entsprechend. Unsere Erfahrung spart so manchen Euro, den wir für angenehme Überraschungen einsetzen können. Vertrauen, Sorgfalt und Transparenz bilden die Basis für jede Budgetverwaltung, die wir im Auftrag unserer Kunden durchführen.
Locationscouting
Kreativität ist die Summe von Assoziation und Erfahrung. Rechnen Sie mit uns: EVENTAGENTUR artimage – ihr kreativer Partner für Firmenveranstaltungen. Sie erreichen uns telefonisch unter 0214-850 19 25 oder per E-Mail unter info@artimage.de.
Zugegeben: Wir betrachten unsere Umgebung mit anderen Augen als die meisten Menschen. Plätze, Häuser und sogar Grünanlagen, die besonders sind, merken wir uns. Dabei bedeutet „besonders“ nicht, dass etwas prächtig oder prunkvoll sein muss. Eine gute Location dient der Eventidee und ist ihr Zuhause auf Zeit:
- Strom, Wasser, Personal oder Müllentsorgung – alles können wir überall platzieren.
- Naturschutz und die Bedürfnisse der Anlieger berücksichtigen wir dabei natürlich.
Die Vorstellungen unserer Kunden prüfen wir zuerst. Sollte es Hindernisse geben, suchen wir nach Alternativen. Neben Bewährtem entdecken wir ständig Neues. Während des gesamten Jahres erhalten wir Einladungen an spannende Orte – bundesweit.